Ошибки виртуального общения и как их исправить

Вероятно, вы много раз слышали, что коммуникация имеет решающее значение в дистанционных командах. И легко понять почему. Без общения удаленщики – просто кучка незнакомцев, которые случайным образом работают над одним и тем же проектом. На больших расстояниях общение имеет свою специфику. Нет преимущества спонтанного взаимодействия и невербального языка, который наш мозг считывает от коллеги. Способность эффективно общаться значительно ослаблена.

Иллюстрации в статье: Min kyung on Behance

Поэтому любой дистанционный работник должен развивать искусство общения. А как это сделать? Чтобы ответить на этот вопрос, сначала разберем, что такое «плохое» виртуальное общение.

1) Используете зоопарк коммуникационных приложений

Я сам постоянно сталкиваюсь с тем, что мне могут прислать информацию через почту, Эверноут, CRM или в мессенджер по одному и тому же проекту. Как разобраться в такой каше, что имеет приоритет?

2) Используете личные правила работы с почтой

Напр., кто-то из коллег решил в рамках борьбы за личную эффективность проверять почту 1-2 раза в день. И если придет важное сообщение, то проект затормозиться из-за человека с личными правилами.

3) Додумывания и допущения

Это самая тяжелая ошибка, которая может только быть в работе дистанционных команд. У все у нас разный культурный код. Для кого-то невинная шутка будет означать оскорбление.

Телепатия пока не изобретена, додумывать за другого – худшее, что может случиться в работе удаленщика. «Эй, а почему текст на главную до сих пор не написан? Я думал, это ты взял на себя».

«Почему я перестала с тобой общаться? Ну я же не знала, что это сарказм, я думала, ты на самом деле так считаешь».

Опытные удаленщики знают – никогда не надо спешить с выводами. Не понял – переспроси. Не знаешь – уточни. Всегда должно действовать правило – «невиновен, пока не обсуждали».

А теперь о методике «5W1H», который помогает наладить виртуальное общение. Эта методика известна так же как «Методика Киплинга». Да, это тот самый писатель Реджинальд Киплинг («Маугли»):

Есть у меня шестерка слуг,

Проворных, озорных.

И все, что вижу я вокруг, все

Знаю я от них.

Они по зову моему

Являются в нужде.

Зовут их Как? и Почему?

Кто? Что? Когда? и Где?

Я по горам и по лесам

Гоняю верных слуг.

Потом работаю я сам,

А им даю досуг.

Суть метода состоит в последовательных ответа на 6 вопросов:

Что? – Что должно быть сделано?
Кто? – Кто это должен сделать?
Когда? – Когда это должно быть сделано?
Где? – Где это должно быть сделано?
Как? – Как именно это должно быть сделано?
Почему? – Почему (Зачем) это надо сделать?

Последовательно отвечая на вопросы, команда и руководитель проекта понимает, кто и за что отвечает, когда дедлайн, как это нужно сделать и так далее. Методика Киплинга позволяет дистанционным командам действовать как единое целое, где каждый свои обязанности. Эту методику можно применять и в больших, и малых делах, она универсальная.