8 сервисов для работы распределенной команды

Развитие современных технологий и большой выбор приложений позволяет организовать работу любого офиса максимально удобно и комфортно. Я рад поделиться с читателями Distanza нашим опытом.

Меня зовут Максимильян Жаке, я генеральный директор компании TrackAd. Мы собираем, систематизируем и анализируем огромные массивы данных и за счет этого добиваемся снижения маркетинговых расходов для наших клиентов. У нас много офисов по всему миру. Для согласованной работы всех отделов мы решили следующие задачи:

  • Организовали легкий и быстрой обмен информацией и доступ к ней из любой точки мира и с любого устройства
  • Обеспечили быстрый запуск новых офисов в любой стране мира с готовым набором инструментов для работы и доступом к информации (аналог виртуального рабочего стола в онлайн версии)
  • Обеспечили безопасность всех коммуникаций

А сделали мы все с помощью следующих продуктов.

MailChimp

mailchimp

Для e-mail маркетинга мы используем MailChimp. Преимущества:

  • Это удобный канал коммуникации с нашими текущими клиентами, потенциальными и подрядчиками
  • Единовременный охват и информирование большого числа подписчиков: 1 письмо можно сразу отправить всей базе > 500 подписчиков.
  • Можно создавать разные базы, группы, сегменты подписчиков по разным признакам и работать с каждой группой индивидуально.
  • Можно использовать предложенные удобные и красивые темплейты, а можно легко создавать свой собственный, что мы чаще всего и делаем.
  • Удобная аналитика и отчеты в режиме онлайн.
  • Интеграция с Pipedrive, SurveyMonkey (программой для составления опросов), Facebook
  • (мгновенное размещение того же текста письма на странице в FB).

Этот канал используем либо для регулярной новостной рассылки (общие новости компании, новости об обновлении продукта, обучающие статьи) либо для спонтанного информирования о чем-то важном и срочном.

Dropbox Business и G Suite.

Для распределённых офисов важен доступ к рабочим файлам и почте из любой точки мира. Мы выбрали Dropbox Business и G Suite.

Единая структура и схема папок для каждого офиса позволяет найти необходимый документ максимально быстро и сохранить все изменения в облаке. При открытии нового офиса создаётся копия структуры на родном для команды языке и сетап занимает намного меньше времени по шаблону. Владелец бизнеса при этом всегда имеет возможность посмотреть все необходимые данные и отчеты в любой момент времени в любом месте на любом устройстве.

Антивирус Касперского и Dashlane

В TrackAd мы используем Антивирус Касперского вместе с файрволлом, что позволяет надежно защитить файлы и доступ от несанкционированного доступа. Решения от Касперского победили в честной борьбе, по итогам параллельного тестирования 2 антивирусных продуктов (второй продукт не распознал вирус и проиграл).

Для защиты внутренней информации и доступа к конфеденциалным данным мы выбрали программу Dashlane. Сотрудник получает доступ к программам и сервисам, не имея возможности сохранить логин и пароль. Если компания расстаётся с сотрудником, можно не переживать о необходимости срочно сменить все пароли и не перебирать в уме все сервисы и службы, к которым у сотрудника был доступ.

Управление задачами и проектами — JIRA и Slack

Доступ к файлам и сохранность паролей — это здорово, но необходимо ставить задачи, отслеживать их выполнение и видеть прогресс работы. Для этих целей в TrackAd мы используем JIRA. JIRA предназначен для организации процесса контроля запросов и задач. Можно организовать контроль разработки проектов, раздав задачи исполнителям, можно определить свой собственный метод движения заданий — от создания к исполнению и контролю результатов, сконфигурировать правила уведомления о событиях всех участников процесса, управлять правами доступа пользователей и делать многое другое.

Для коммуникации сотрудников мы используем Slack. Основные преимущества:

  • Может заменить Skype и другие мессенджеры, использующиеся для общения между сотрудниками, а также корпоративную почту.
  • Есть общие каналы (#general) (для обсуждения корпоративных моментов) и приватные (#secretchat).
  • Отдельным плюсом мессенджера является его интеграция с другими сервисами, такими как MailChimp, DropBox, Pipedrive, Trello и многими другими.
  • Интеграция файлов и ссылок, Поиск по всему архиву сообщений, плюс по тексту внутри сохранённых PDF.
  • Для каждой темы можно создать отдельный чат.
  • Ссылки на ресурсы и картинки сами подгружаются и отображаются примерно, как в ФБ.

CRM

Для управления продажами мы используем CRM Pipedrive, которая позволяет отследить все сделки на всех этапах. Систему отличает простота использования, методология операционно-ориентированных продаж, которая на программном уровне позволяет сконцентрироваться на самом важном, знать какие действия потребуют внимания в скором времени.

В целом этот набор инструментов и программ обеспечивает бесперебойность бизнес-процессов по всему миру и легкую интеграцию новых сотрудников и целых офисов в структуру компании TrackAd и ее документооборота, коммуникационных каналов и CRM.

Безусловно, самое интересное и продуктивное использование достигается при совместном использовании сервисов, объединенных в единую экосистему. Если есть связь между всеми этими инструментами, это оптимизирует все процессы, экономит время.

CRM

Надеюсь, вам понравился данный обзор. Этот текст я написал в рамках всемирной эстафеты #ModernOfficeChallenge, где компании рассказывают о программах, которые упрощают совместную работу и общение с коллегами. Присоединяйтесь к #ModernOfficeChallenge. Буду рад.

Максимильян Жаке, генеральный директор TrackAd